相談記録書デモ

11/16(月)はじめの一歩講座/面談のあとに話すだけで、自社の書式どおりの記録にする

面談のあとに話して、一言頼むだけ。記録は自社の書式どおりに返ってくる。

書くのはAI、確かめるのは人。分からないところは、AIが推測で埋めずに質問してくるので、答えれば記録が仕上がります。

1空の書式を
用意する
人
→
2面談の内容を
話す
人
→
3一言で
頼む
人
→
4書式どおりの
記録+質問
AI
→
5質問に答えて
読み直す
人

2 話す内容(架空の面談)

10月20日、技能実習生のマリアさんから相談がありました。受け付けたのは山田です。寮のエアコンが壊れていて、夜眠れないそうです。その日のうちに会社の総務の佐藤さんに伝えて、10月22日に業者が来て修理しました。マリアさんにも直ったことを確認して、対応は完了です。

4 返ってくる記録(イメージ)

相談対応記録書

日付10月20日
技能実習生の氏名マリア
相談受付者の氏名山田
相談内容寮のエアコンが故障し、夜眠れない
対応内容当日、総務の佐藤さんに連絡。10月22日に業者が修理。本人に直ったことを確認し、対応完了(対応者:山田)
AIからの質問(例):相談受付者と実習生のフルネームを教えてください。

講座での流れ

場面時間中身
デモ5分室井がスマホで、上の1〜5を実際にやって見せる(架空の面談)
スマホ実践15分参加者が自分のスマホで、同じ面談の内容とプロンプトを使って試す

使うプロンプト

スマホのChatGPTアプリで、先に面談の内容を送り、あとから一言で頼む。

2 面談の内容(架空)
10月20日、技能実習生のマリアさんから相談がありました。受け付けたのは山田です。
寮のエアコンが壊れていて、夜眠れないそうです。
その日のうちに会社の総務の佐藤さんに伝えて、10月22日に業者が来て修理しました。
マリアさんにも直ったことを確認して、対応は完了です。
3 一言で頼む(空の書式を添付して送る)
今の内容を、添付した相談記録書の書式どおりに整理してください。欄の名前と順番は変えないでください。
内容から分からない欄は、推測で埋めずに空けておいてください。そのうえで、確認したいことがあれば、最後に私に質問してください。
3 書式を添付できないとき
今の内容を「相談対応記録書」の形に整理してください。欄は「日付」「技能実習生の氏名」「相談受付者の氏名」「相談内容」「対応内容(対応日・対応者氏名)」で、名前と順番は変えないでください。
内容から分からない欄は、推測で埋めずに空けておいてください。そのうえで、確認したいことがあれば、最後に私に質問してください。

講座で伝えること

空の書式を渡す 自社の相談記録書をコピーして、記入してあるところを全部消した空の書式を1つ作っておく。記入済みの記録書を渡すと、前の人の名前や在留カード番号がAIに渡ってしまう。
話すのは担当者 面談のあとに、担当者がスマホに向かって話す。実習生との面談そのものをスマホに聞かせるなら、本人の同意が要る。名前は「本人」と話し、氏名の欄はあとで人が書く形でもよい。
最後は人が読み直す AIの記録は下書き。日付・名前・対応の中身が合っているかを、人が確かめてから保存する。

高井さんにご確認いただきたいこと

  1. 使う様式:講座では、技能実習の「相談対応記録書(参考様式第4-11号)」と、特定技能の「相談記録書(第5-4号)」のどちらを例にするのがよいか
  2. 参加者の事前準備:ChatGPTのアプリを入れておくこと、自社の空の書式を手元に用意しておくことを、事前のご案内でお伝えいただけるか
  3. 言い方:講座で言い切ってはいけないところ、現場の感覚とずれているところがないか

2026-10-30 室井